社内の環境を良くするために目安箱を設置することはあると思います。
こういう改善は重要で、社内を良くしようと思う人が一人でも増えれば
社内環境は変わってきます。
今回は実際に私が以前
社内で目安箱を設置した際の失敗から改善方法をご紹介します。
今回は、もっとフラットに意見を言える会社の環境を作りたくて
その目的のために目安箱を設置した例です。
失敗しない目安箱の運用方法
失敗：目安箱を設置したのに全く意見が集まらない
目安箱を設置した際に、会社側の思惑とは違い全然意見が集まりませんでした。
「社内をもっとより良いものにしたいから
不満とか改善した方が良いことあったら目安箱に入れてください。
言いづらいこともあるから匿名でもOKです。」
といった説明で目安箱を設置しました。
ところが次の日入っていたのはたったの1枚！
まあ1枚でも良い方ですが、
こんなに集まらないものなんだなーと思いました。
確かに良く考えれば、
飲食店などでアンケートがあってもただ置いてあるだけでは
書かないですよね？
正直なところ相当不満を持っていない限りは、
書くことはないと思います。
特にもっとこうした方が良いという改善案なんかは書かれることは少ないでしょう。
というか
目安箱に全然意見が入っていなければ目安箱の意味ないです。
どうしたら目安箱に意見を入れてもらえるのでしょうか？
改善したこと1：目安箱の設置の理由をもっと明確にして、
なぜ必要か、目安箱を作って運用するとどうなるかを説明した。
何を入れていいのかわからないという意見が多かったので
目安箱をどういう理由で設置して、目安箱に意見を入れることで
どう変わるのかを説明しました。
そうすることで
理解してくれた人はポツポツと入れてくれるようになりました。
改善したこと2：情報の公開
目安箱に入っていた意見を公開するようにしました。
朝礼などで公開するとどんな意見が来ていたかがわかります。
そうするだけで社内の意識も変わりました。
ただ、かなり個人的なものや、
個人を批判するようなものは公開しないというルールもこの時設けました。
改善したこと3：自分も意見を入れた
自分も目安箱に意見を入れました。
自分が発案で進めていくので、もちろん匿名ではなく記名して入れました。
その意見は結構突っ込んだものを入れました。
入れたことでここまで言っても問題ないという基準を作ることでできます。
改善したこと4：実際に改善する
目安箱でよかった改善案は実際に改善をなるべく早めにやりました。
これをやることで
意見が実際に反映されるんだという結果が出ますので
意見が集まるようになります。
改善したこと5：改善案が出ても実行できないものや、
対応できないもの、逆に採用したものなどの理由を明確に伝える。
目安箱で来た意見を開示していたのですが、
良い意見は実際に動いて改善していきましたがそれだけだと、
目安箱を通じて
社内の意見をもっと気軽に言えるようにするという目標は達成できませんでした。
なので
採用しない意見やなどもなぜ採用できないかなど
一つ一つの意見に対して回答または、
難しい問題に関しては、MTGして決めるようにしました。
上記の改善をしたところ少しづつですが
意見を言える環境になってきました。
こういう議論をすることで、会社の方針を理解してもらったり、
他にどんな意見があるかなどの目安にもなるので効果があります。
目安箱という古風なやり方ですが、
継続して改善しながら行えば、社内の意見交換の場として機能すると思います。
MTGなどで全然意見が出ない
雰囲気を解決したい場合は、目安箱の設置から進める方法もオススメです。
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