Web担当やディレクターなどで欠かせないのが
企画書などパワーポイントなどでの資料作りです。
様々な情報を集め、それをまとめてわかりやすく説明するための資料。
軽視されがちなものではありますが、
情報を集めてロジックにまとめていく作業は、
とても時間がかかり、労力がかかります。
そのため、苦手としている人や時間がかかってしまう人は多いでしょう。
今回は、
パワーポイントなどでの資料作りをなるべく早く終わらせるコツをご紹介します。
今回の説明は
もうすでに資料を作っていて時間がかかってしまう人向けの話です。
初めてパワーポイントなどでプレゼン資料などを作る人は、
こちらの記事をご覧ください。
プレゼン資料作成ってどうやって作るの？ 
パワーポイントのデザインをオシャレにしたい
パワーポイントなどで資料作りを早く終わらせるコツ
1: 誰に何を伝えたいかを明確に
企画書などの資料は、やりたいことや現状をわかりやすく
伝えるためのものです。
そのため、作る上で誰がその資料を見るのかと言うことが
一番重要になります。
クライアントなのか、上司なのか、部下なのか、
相手によって伝える必要のあることが変わってきますので
まずは誰のための資料かを名確認しましょう。
次に何を伝えたいのかを明確にします。
クライアントに見せる
Webサイトの企画書であれば、
そのWebサイトがどれだけクライアントに対して魅力的か
と言うことを伝えることが最優先ですし。
システムの仕様書であれば、
システムに携わる人がブレずに間違いなく
進めていける資料でなくてはなりません。
誰に何を伝えたいかを明確にしておくことで
余計ん情報を資料に盛り込んだり、
余計なことを調べたりする時間が短縮できます。
2: 資料のざっくりとした構成を考える作る前に考える
・目次
・コンセプト
・ターゲット
・現状紹介
・改善案
・制作フロー
など
ざっくりと資料の構成を考えます。
ざっくりとした構成を考えておけば
後はその構成を埋めていくだけです。
ちょっと違うかもと思っても
ざっくりとした構成を羅列しておくことで、資料作りの指標ができます。
指標ができれば実際に作る際に、
考えることが減るので作業スピードは上がります。
3: 調べる前に作る（重要）
情報を調べることは時間がかかります。
今わかっている範囲でいいので
資料を作ってしまった方が早いです。
手を動かして30％の資料でも完成させてしまう。
これはめちゃめちゃ大事です。
初めから100％ものなんてなかなか作れません。
一度資料を完成させてしまうことで
後は足りない情報を埋めたり、
ブラッシュアップしてより伝わりやすくする作業が
できます。
最悪30％ぐらいの資料で後は説明で補足すればいいぐらいの考えで
まずは資料を完成させてしまいましょう。
細かい内容、段取りを考える時間から始めると、
時間もかかってしまいますし、調べる情報は、
調べようと思えばいくらでもありますので、きりがありません。
大体資料作りが遅くなる原因は、
100％の資料を作ろうと思って作っている場合が多いです。
100％の未完の資料よりも
30%の完成させてある資料の方が価値があります。
手を先に動かす、考えが止まっても、
まずは手を動かして完成させてしまう。
進めてしまう。ことが早く資料を作る上で最も重要です。
4: パワーポイントなどでテンプレートを用意しておく
以前の資料をまとめておいて、
誰向け、内容などに分けてテンプレートを作るまたは、
パワーポイントなどのテンプレートとなる資料を用意しておくと
資料作成のスピードは上がります。
また、すでに資料の土台があるので
一から資料を作るよりもよりブラッシュアップに時間を割くことができ
完成度が高い、伝わりやすい資料になります。
以上
パワーポイントなどで資料作りを早く終わらせるコツでした。
1.誰に何を伝えたいかを明確にして
2.ざっくりとした構成を考えて
3.ただただ手を動かす
4.テンプレートを用意しておけばなお早い
1,2はすぐにできると思うので
3のただただ手を動かすというのが一番のポイントです。
パワーポイントなどで作った資料以外にも伝える手段はありますので（喋って説明など）
調べる前に手を動かして作ってしまうことを心がけると
より早くより伝わりやすい資料作りができるでしょう。
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